Os obstáculos à comunicação são muitos e numerosos, mesmo sendo a comunicação o fundamento das sociedades. Estes obstáculos entre grupos e com relação aos sistemas de informação são motivados por várias causas.

• obstáculos institucionais, ligados as estruturas hierárquicas, ao status das pessoas e ao segredo que de determinadas informações;
• obstáculos financeiros, determinados pelo custo da informação.
• obstáculos técinicos, como a tiragem limitada de documentos, o desconhecimento por parte dos usuários dos procedimentos e prazos de pesquisa de informação;
• obstáculos linguísticos: línguas que os usuários não conhecem;
• obstáculos psicológicos: da parte dos usuários, desconfiança e registência com relação aos especialistas da informação entre outras.

As categorias de usuários, podem ser definidas em dois tipos de critérios: objetivos e os psicossociológicos.

Os critérios objetivos, como a categoria sócio profissional, a especialidade e a natureza da atividade para aqual a informação é procurada.

Os critérios psicossociológicos, como valores e atitudes relativos a informação.

Pode-se destacar três grandes grupos de usuários:

• usuários que ainda não estão na vida ativa (estudantes);
• usuários engajados na vida ativa, quando suas necessiadades de informação se originam da vida profissional.

• o cidadão, em que suas necessidades de informação estão ligadas a sua vida social.

O usuário é de fundamental importância em todos os sistemas informacionais. Para os serviços de bases de dados, o usuário é aquele que interroga essas bases e são considerados especialistas da informação. O usuário tem dois papéis: ele pode ser responsável pela manutenção, existência, atribuição de recursos e pela política da unidade de informação.

O usuário pode e deve interferir na cadeia documental, ajudando a selecionar as aquisições, contribuir na organização de instrumentos de trabalho, pode colaborar na descrição de conteúdos, na formulação de estratégias de busca e avaliar as pesquisas.